Ein Beitrag von Conny Zelić
Mobiles Arbeiten, also von zu Hause oder von unterwegs, und das Arbeiten in virtuellen Teams nehmen für Unternehmen an Bedeutung zu. Eine Studie der International Data Corporation (IDC) zeigt, dass immer mehr Beschäftigte bereit sind, digitale Technologien zu nutzen. Durch Cloud-Lösungen, Smartphone Apps und betriebliche Soziale Netzwerke können Mitarbeitende auf der ganzen Welt miteinander vernetzt werden, unabhängig von ihrem geographischen Standort. Dieser Trend wird sich in den nächsten Jahren weiter fortsetzen, da nachrückende Mitarbeitende aus der „Generation Y“ den flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Unternehmens-Software mehr und mehr als selbstverständlich voraussetzen.
Gleichzeitig kann die Art, wie wir in unserem digitalen Arbeitsumfeld kommunizieren, über den Erfolg von virtuellen Teams entscheiden. Um auch hier die Leistungsfähigkeit, den Informationsfluss und den Teamzusammenhalt zu sichern, sind Kommunikationsfähigkeiten gefragt, die weit darüber hinausgehen, ein virtuelles Team zu organisieren und die nötige Technologie bereitzustellen. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, eine gemeinsame Basis für die Kommunikation zu schaffen, die für das virtuelle Arbeiten besonders wichtig sind: Gegenseitiger Respekt und ehrliche Kommunikation im Team.
Mobiles Arbeiten – vor allem in verschiedenen Zeitzonen – wird erleichtert, wenn die Teammitglieder über die Verfügbarkeit und die Arbeitsbelastung der jeweils anderen im Team Bescheid wissen. Ein regelmäßiger Austausch und die Nutzung der entsprechenden technischen Möglichkeiten (z.B. Statusmeldungen wie „Abwesend“, „Bitte nicht stören“ etc.) helfen dabei, das gegenseitige Verständnis zu fördern und Vertrauen aufzubauen.
Telefon- und Videokonferenzen gehören oft zum Alltag virtueller Teams. Respekt anderen gegenüber zeigt sich auch hier, in dem andere ausredenkönnen, aktiv zugehört wird, und wenn alle Teilnehmenden zu Wort kommen. Eine der größten Herausforderungen für virtuelle Führungskräfte ist es daher, einen strukturierten Rahmen zu schaffen, in dem alle Beteiligten einbezogen und berücksichtigt werden.
In einer Videokonferenz können zudem visuelle Hinweise auf die Gefühle einzelner Teammitglieder, wie z.B. geballte Hände, zappelnde Füße oder Schweiß auf der Stirn, unbemerkt bleiben. Die Beteiligten können das persönliche Befinden der anderen nicht immer einschätzen, was es umso schwieriger macht, gemeinsam tragfähige Entscheidungen zu treffen, mit denen alle einverstanden sind. Deshalb ist es hilfreich alle im Team zu ermutigen, ihre Bedenken und Gefühle offen mitzuteilen. Klare Kommunikation der eigenen Gefühle, Bedürfnisse und Bitten kann dabei helfen, Verständnis und Vertrauen zu festigen. Ebenso sind alle im Team dazu angehalten, bei Unklarheiten oder Zweifel immer wieder aktiv nachzufragen, anstatt davon auszugehen, dass alles in Ordnung ist.
Auch Textnachrichten und Chat-Anwendungen sind vom virtuellen Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken und ermöglichen eine einfache und schnelle Kommunikation. Gleichzeitig kann das Fehlen von verbalen und visuellen Hinweisen dazu führen, dass Nachrichten anders interpretiert werden, was wiederum Irritation, Frustration oder sogar Aggression zur Folge haben kann. In diesem Zusammenhang kann das Verwenden von Emoticons („Smileys“) eine hilfreiche Möglichkeit sein, Missverständnissen vorzubeugen. Für wichtige oder heikle Themen empfiehlt es sich möglichst auf Textnachrichten oder Chat zu verzichten und dafür Video-Meetings oder – wenn möglich – ein persönliches „face to face“ Gespräch einzurichten.
Neben der vielen Vorteile, die ein mobiler Arbeitsplatz bietet, gibt es auch Risiken, die die virtuelle Kommunikation mit sich bringt. Hier gehört emotionale Intelligenz aller Beteiligten zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Sie kann einen direkten Einfluss auf die Effektivität und die Leistungsfähigkeit eines virtuellen Teams haben.