WiKi Fachverband
Unseren Blick hinter die Kulissen setzen wir mit einem Bericht über interne „Modernisierungsaktivitäten“ fort: Auf der letzten Mitgliederversammlung haben wir z. B. über unser Organisationshandbuch berichtet, in welchem wir Entscheidungen und Abläufe festhalten. Damit versuchen wir das gemeinsam erarbeitete Know-How bei Vorstandswechseln zu erhalten und gleichzeitig möchten wir mit dieser Verschriftlichung neuen UnterstützerInnen Klarheit und Leichtigkeit geben.
Im Zuge der Einrichtung eines Intranets auf Basis von SharePoint Online werden diese Infos bis zum Sommer in Form eines leicht zu aktualisierenden Wikis (eine Wissensdatenbank für den Fachverband) angelegt und aufbereitet sein.
DSGVO-konforme Dateiablage
Eines der ersten Projekte dieser Vorstandsperiode war der Umzug unserer Dateiablage: Wir sind von Dropbox auf SharePoint Online umgezogen, um unsere Daten auf europäischen Servern ablegen zu können und sind damit in der Lage DSGVO-konform zu arbeiten.
Bei so einem Umzug sind Aufräumaktionen – wie bei einem Wohnungswechsel – fast unumgänglich: In 10 Jahren Fachverband sammelt sich eine Menge an: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder etc. Sortieren, Entsorgen, Entstauben und Aufräumen ist uns in überwiegend lustvoller Teamarbeit gelungen. Von der Arbeit an Ablageform und Struktur profitiert manch eineR auch für die eigene Selbständigkeit: Übersichtlichkeit und Klarheit geben Freude und Effizienzgewinn, mit denen man sich dann wieder den inhaltlichen Themen zuwenden kann.
Bildablage in Bildbibliotheken
Auf unserem SharePoint haben wir jetzt mehrere Bildbibliotheken eingerichtet, welche uns in der Bildersuche für unsere Website, neue Anzeigen und Printprodukte sowie für Newsletter und Social-Media unterstützen.
Zusammenfassung
Mit diesen technischen Änderungen möchten wir neben der Umsetzung des Datenschutzes ein professionelles Konzept für differenzierte Zugriffsrechte etablieren, das Sicherheit und Klarheit ermöglicht. Zusätzlich geht es uns darum, in der Orts übergreifenden Zusammenarbeit auch Leichtigkeit und Effizienz zu erleben. Wir hoffen, dass wir dieses Projekt demnächst soweit abschließen können, dass wir es in unserer täglichen Arbeit mit Leben erfüllen können.